英文メールを作成する際に知るべき基本構成

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ビジネスのシーンでは、海外のクライアントに英文メールを送る際に覚えておきたいのがメールの基本構成。

日本語でのメール作成は、日々の業務で作り慣れているので無意識に基本構成を書きながら日本語のメールを作成しています。

英語でのメールも同様に基本構成をしっかりと覚えることで、英語メール作成のスピードも上がり、段々と無意識に構成を書きながら英語メールが作成できるようになり、書き方で悩むことはなくなります!

英語メールの基本構成

1.宛先
info@sample.com

2.件名
メールの件名です。日本語でも同じですが件名でメールの内容が分かるように書き出します。

3.頭語
英語メールでの頭語は「Dear Mr.Mike」とDearから宛先の名前を書くか、相手の名前が分からない場合は「Dear Sir or Madam」と記載します。

4.書き出し(前文)
簡単な挨拶や書き出しの部分です。

「Hi, this is Sam.」と自分の氏名を記載したり、「Thank you for your email.」「Thank you for your continuous support.」とメールを送る相手の立場に合わせて表現を選びます。日本語でのメールでは、「お世話になります。」などの書き出しの部分に当たります。

5.主文
本文中のメインの内容です。目的を簡潔に伝えれるように内容を作成していきます。

6.末文(結びの挨拶)
英語でのメールも日本語での「何卒よろしくお願いします。」などとメールの締めくくりをしっかりと行います。

Thank you for your cooperation.
Thank you for your help and support.

7.結語(結び)

日本語でのメールでは、あまり「敬具」などとかしこまった表現はしませんが、英語でのメールでは「Best regards」や「Kind regards」と結語として締めくくります。

8.署名

住所やメール・電話番号・氏名などの情報を英語メールでもしっかりと記載しましょう。サンプルを1つ作れば、後は英語メールを作る際に使いまわせるので便利ですよ。

一例ですが、以下の並びで英語にすると良いでしょう。

1.名前
2.部署名
3.会社名
4.会社所在地
5.Eメールアドレス
6.電話番号・FAX番号
7.WebサイトURL

宛先によって使い分ける英語メールの構成

あくまで、上記の基本構成は英語メールを作成をする上でのベースになるものなので、全てのシチュエーションに当てはまるわけではありません。メールを書く相手によって簡略化することもあります。

メールを書く相手毎にサンプル例を見ていきましょう。

顧客(クライアント)に送る英語メール

・送り先の氏名が分かっている英語メール

Dear Mr.Mike
Thank you for the message.
I would like to have a meeting for the project.

マイクさん
メッセージをありがとうございます。
そのプロジェクトの件について打ち合わせをしたいと考えております。

・送り先の氏名がわからない英語メール

相手の送り先がわからない場合で相手が1人の場合は「Dear Sir or Madam」・複数の場合は、「Dear Sirs or Madams」と複数形にします。

既に相手の性別が分かっている場合は、「SirかMadam」で決めて書くことが出来ます。

Dear Sir or Madam.
I am interested in those products.
Please tell me the conditions of that transaction.

ご担当者様
私はその商品に興味を持っています。
その取引条件を教えて頂けますか。

社内で送る英語メール

メールの宛先が社内でのメールの書き方は少し異なりますので、例文を見ていきましょう。

・上司に送る英語メール

・Dear Mr.Brown
・Dear Brown

社内のメールであればMrやMsを付けても付けなくても、どちらでも良いです。また、Dearも付けずに挨拶と氏名で以下のようにメールを書き始めても問題ありません。

・ Good afternoon, Brown

・同僚に送る英語メール

同僚に送る英語メールはフランクにメールを作って良いので「Hi Rika-san」、「Hello Tom」などと書き出します。

Hi, Ikeda-san
Regarding your questions….

池田さん
あなたの質問に関してですが。。。

親しい中であれば、いきなり用件を切り出しても良いでしょう。


まとめ

英語メールの基本構成を覚えることで、実際に英文メールを書く場面になった際に自然と構成を考えることが出来るので役立ちます。是非、覚えていきましょう。

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