いざというときに「オフィス」で英語で電話応対。例文を覚えよう!

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慣れない英語で電話対応をしなければいけないなんとことも!英語での電話の応対パターンで覚えて使いこなせるようになりましょう。これを覚えれば、いざというときに外国人からの電話対応が出来て、会社からも一目置かれる存在になること間違いなしです!

英語での電話の受け方

まずは、”Hello”で挨拶をしてから会社名を名乗ります。

例文
Hello This is XXX Company. May I help you?
はい、×××会社です。ご用件承ります。

”May I help you?”や”How can I help you?”などを使い、用件を聞きます。

英語で相手の名前をお伺いするとき

会社名や名前を確認する言い方は覚えておきましょう。

例文
May I ask who’s calling, please ?
どちら様ですか?May I know your name, please?
お名前をお伺いできますか?

Can I~ でも通じますが、May I~はより丁寧な言い方です。

相手の英語が上手く聞き取れなかった場合

英語が聞き取れなかった場合は、状況に合わせて使いわけながら相手に伝えましょう。以下の3つを覚えておけば完璧です。

例文
Could you speak a little louder, please?
もう少し大きな声でお話しいただけますか?

Could you speak more slowly, please?
もう一度ゆっくりお話しいただけますか?I’m sorry, but could you say one more time, please?
すいません。もう一回お話しいただけますか?

何を話しているか全くわからないときは、正直に伝えることが1番です。もし、英語が話せるスタッフが他にいるのであれば電話を替わりましょう。

例文
Hold the line, please. I will get an English speaker.
少々お待ちください。英語が話せる人に代わります。

”Hold the line, please”がより丁寧な言い方ですが、”Hold on, please”でも伝わります。日常では、Hold onの方が良く使われます。

電話で担当者に取り次ぎの仕方

会社名と電話を掛けてきた人の氏名が分かったら保留にしてみよう。

例文 – 取り次ぎ –
Just a moment, please.
少々お待ちください。

I’ll transfer you to the person in charge

担当者に代わります。

person in charge“は、担当者という意味なので覚えておくと便利です。

電話を取り次ぐ担当者が不在の時は、シチュエーションに合わせて対応しましょう。

例文 – 担当者不在 –
He/She is not here at this moment,
●●●は、いま席を外していますHe/She is out of the office, He/She will be back at 3pm
●●●は、外出中です。3時ごろ戻り予定です。I’m afraid he/she is on a business trip.
申し訳ないのですが、●●●は出張中です。

状況を伝えた後は、伝言や掛け直しが必要か確認してみましょう。

例文 – 掛け直し –
Shall I have him/her call you back?
お掛け直しいたしましょうか?Would you like him/her to call you back?
掛け直しして欲しいですか(必要ですか)?

Call you backで掛け直しという意味です。

例文 – 伝言 –
Would you like to leave a message?
伝言をお取りしましょうか?

海外の顧客やお客様からいきなり英語の電話が掛かってくるということは、そんなにないことかもしれませんがこれから英語学習をしていく上でモラルとして覚えておきましょう。英語での電話応対のポイントを抑えてパターンで覚えてしまうと便利です。

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