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電話対応で使えるビジネス英語【単語・フレーズまとめ】

電話対応で使えるビジネス英語【単語・フレーズまとめ】
英語を使う部署に異動したけれど、電話対応ができるか不安…。実際の電話対応で使えるビジネス英語フレーズを教えて欲しい。
Imai
Imai
ライターのImaiです。大学時代に4年間、学習塾で英語講師として働いた経験があります。現在は起業をして、ライター、ライティングセミナー講師、編集者、校閲者として活動中です。

英語に苦手意識がある人もいるでしょう。対面だとボディランゲージや表情などで会話が成立しても、電話だと相手が見えないので、英語でコミュニケーションができるか不安に感じることもありますよね。

そこで今回は電話対応で使えるビジネス英語をご紹介します。

そのまま使えるフレーズもあるので、ぜひ活用してください。

編集長
池谷 翔太
English With編集長。アメリカの大学に正規留学。外資系旅行会社・留学エージェントでの実務経験を経て英会話講師、中日ドラゴンズのプロ野球選手の専属通訳なども経験。現在はEnglish With編集長を務める。取材・受講した英会話スクール・サービス数は50社、比較検証したサービスは100を超える。
監修者
吉田 和史
English With代表&コンテンツ管理最高責任者。英語教育系会社で語学留学カウンセラーとして300名以上のカウンセリング、オンライン英会話・英会話スクール事業立ち上げを経験。その後、RIZAP ENGLISH取締役、MeRISE英会話執行役員CMO、英語学習アプリ会社取締役COOとして活動経験あり。現在は、英語学習サイトEnglish With代表を務める。体験・受講した英語系サービスは20社、比較検証したサービスは100を超える。

電話対応で使えるビジネス英語【単語編】

電話対応 ビジネス英語ここでは、電話対応で使えるビジネス英語(単語)をご紹介します。

単語【5選】
  1. call(電話をかける)
  2. put through(電話をつなぐ)
  3. meeting(会議)
  4. I’m afraid~.(~について申し訳なく思う)
  5. day off(休暇)

1.call(電話をかける)

電話対応で使えるビジネス英語1つ目は、「call(電話をかける)」です。

callは、「呼ぶ」という意味が有名ですが、「電話をかける」という意味もあります。電話対応では必須の英単語なので覚えておきましょう。

またcallは「電話」という意味もあります。機器や端末としての「電話」は、phoneで、callは「通話・呼び出し」という意味で使用します。

2.put through(電話をつなぐ)

電話対応で使えるビジネス英語2つ目は、「put through(電話をつなぐ)」です。

電話に出ても、自分宛とは限りません。担当者につなぐときに使用できるビジネス英語なので、こちらも必ず覚えておいてください。

put+人+throughで「人に電話をつなぐ」となります。目的語(人)をはさむことを覚えておきましょう。

3.meeting(会議)

電話対応で使えるビジネス英語3つ目は、「meeting(会議)」です。

会議で席を外している、会議の時間を教えてほしいなど、電話で会議という単語が登場することは多いです。

conferenceも会議という意味ですが、こちらはmeetingよりも大きな会議を表していて、専門家を集めた学会のようなイメージです。社内で実施されるような会議はmeetingなので覚えておきましょう。

4.I’m afraid~.(~について申し訳なく思う、)

電話対応で使えるビジネス英語4つ目は、「I’m afraid~.(~について申し訳なく思う。)」です。

イメージとしては「すみませんが」「申し訳ありませんが」という意味です。afraidのあとに来る内容が、相手にとってよい内容ではないときに使用します。I’m afraid~.を使用したフレーズは後ほどくわしく解説します。

5.day off(休暇)

電話対応で使えるビジネス英語5つ目は、「day off(休暇)」です。

「あいにく本日はお休みです」など担当者が休みであることを伝える場合に、day offを使いましょう。
有給などの1日だけの休みや短期休暇は、イギリスではholiday、アメリカではday offを使う傾向にありますが、特に使い分ける必要はありません。

電話対応で使えるビジネス英語【フレーズ編】

ここからは電話で使えるビジネス英語のフレーズを見てみましょう。シーン別に紹介しているので、ぜひ活用してください。

電話対応で使えるビジネス英語【フレーズ編】
  • 電話を受けるとき
  • 電話を取り次ぐとき
  • 電話をかけるとき
  • その他

電話を受けるとき

電話を受ける電話を受けるときに使えるビジネス英語のフレーズを紹介します。

フレーズ【10選】
  1. May I have your name,please?(お名前をちょうだいできますか。)
  2. Who would you like to speak to?(誰宛てのお電話でしょうか。)
  3. I’m afraid he is on another line right now.(申し訳ありません、ただいま他の電話に出ております。)
  4. Thank you for calling.(お電話ありがとうございます。)
  5. I’m afraid he is on a business trip.(申し訳ありません、出張中です。)
  6. Would you like to leave a message?(伝言を伝えましょうか。)
  7. How can I help you?(ご用件をおうかがいします。)
  8. What number are you calling?(何番におかけでしょうか。)
  9. May I have your phone number, please?(電話番号をおうかがいできますか。)
  10. I am afraid he is out of the office at the moment.(ただいま外出中です。)

1.May I have your name,please?(お名前をちょうだいできますか。)

電話を受けるときに使えるビジネス英語のフレーズ1つ目は、「May I have your name,please?(お名前をちょうだいできますか。)」です。

相手が名前を聞きたいときに使用できるフレーズです。May I~?は「してもいいですか?」という意味で、最後にpleaseを付けると、よりていねいな表現になります。

2.Who would you like to speak to?(誰宛てのお電話でしょうか。)

電話を受けるときに使えるビジネス英語のフレーズ2つ目は、「Who would you like to speak to?(誰宛てのお電話でしょうか。)」です。

ビジネスシーンの電話では、「~さんをお願いします」と言われることがありますが、特に相手が指名しない場合は、「Who would you like to speak to?(誰宛てのお電話でしょうか。)」と聞くと良いでしょう。

このフレーズも、電話を受けるときの定番ビジネス英語と言えるので、覚えておいてください。

3.I’m afraid he is on another line right now.(申し訳ありません、ただいま他の電話に出ております。)

電話を受けるときに使えるビジネス英語のフレーズ3つ目は、「I’m afraid he is on another line right now.(申し訳ありません、ただいま他の電話に出ております。)」です。

電話の相手にとっては、担当者が他の電話に出ていることはネガティブなことになるため、I’m afraid~.を使います。

担当者が女性の場合は、heをsheに置き換えましょう。他の電話はこの場合は、another lineとなります。another phoneとは言わないので気を付けてください。

4.Thank you for calling.(お電話ありがとうございます。)

電話を受けるときに使えるビジネス英語のフレーズ4つ目は、「Thank you for calling.(お電話ありがとうございます。)」です。

こちらはビジネス英語の定番フレーズで、電話に出たときに会社名を言ってからこのフレーズを使用しましょう。

Thank you for~ing.は「~してくれてありがとう。」という意味で、動詞は動名詞になります。

5.I’m afraid he is on a business trip.(申し訳ありません、出張中です。)

電話を受けるときに使えるビジネス英語のフレーズ5つ目は、「I’m afraid he is on a business trip.(申し訳ありません、出張中です。)」です。

担当者が出張中で電話に出られないという事実は、電話の相手にとってはネガティブなことなので、こちらもI’m afraidを使用します。

出張中はbe on a business tripです。出張が3日間でもtripsと複数形にはなりません。

6.Would you like to leave a message?(伝言を伝えましょうか。)

電話を受けるときに使えるビジネス英語のフレーズ6つ目は、「Would you like to leave a message?(伝言を伝えましょうか。)」です。

would like to~で「~したい」という意味です。直訳すると「あなたは伝言を残したいですか?」となります。担当者不在時に使用しましょう

7.How can I help you?(ご用件をおうかがいします。)

電話を受けるときに使えるビジネス英語のフレーズ7つ目は、「How can I help you?(ご用件をおうかがいします。)」です。

このフレーズは、電話だけでなく店頭でも言うことができます。「いらっしゃいませ」のような感覚で使えるので、覚えておきましょう。

8.What number are you calling?(何番におかけでしょうか。)

電話を受けるときに使えるビジネス英語のフレーズ8つ目は、「What number are you calling?(何番におかけでしょうか。)」です。

間違い電話である可能性がある場合は、What number are you calling?(何番におかけでしょうか。)と聞くのがおすすめです。間違い電話を指摘する英語フレーズは、「I’m afraid You have the wrong number.(間違った番号におかけのようです。)」と伝えましょう。

9.May I have your phone number, please?(電話番号をおうかがいできますか。)

電話を受けるときに使えるビジネス英語のフレーズ9つ目は、「May I have your phone number, please?(電話番号をおうかがいできますか。)」です。

折り返しの電話をする場合は、相手の番号を聞く必要があります。そのときにこのフレーズを使いましょう。pleaseを最後につけるとていねいです。

10.I am afraid he is out of the office at the moment.(ただいま外出中です。)

電話を受けるときに使えるビジネス英語のフレーズ10つ目は、「I am afraid he is out of the office at the moment.(ただいま外出中です。)」です。

担当者が不在のときに使用できる英語フレーズで、out of~で「~の外に」という意味です。at the momentは「現在」という意味で、nowを強調した熟語なので、こちらも覚えておきましょう。

電話を取り次ぐとき

電話を取り次ぐ人ここからはビジネスシーンで電話を取り次ぐときに使える英語フレーズをご紹介します。

フレーズ【6選】
  1. Hold on, please.(少々お待ちください。)
  2. Thank you for waiting.(お待ちいただきありがとうございます。)
  3. Let me check if he is available.(対応可能か確認いたします。)Thank you for calling.(お電話ありがとうございます。)
  4. I’ll put you through.(お繋ぎいたします。)
  5. I will get an English speaker.(英語ができる者にお繋ぎします。)
  6. Hold the line, please.(そのままお待ちください。)

1.Hold on, please.(少々お待ちください。)

電話を取り次ぐときに使えるビジネス英語フレーズ1つ目は、「Hold on, please.(少々お待ちください。)」です。

電話を切らずに待ってほしいときに使えます。「wait ,please」だとややぶっきらぼうな印象になるため、「hold on」を使いましょう。

2.Thank you for waiting.(お待ちいただきありがとうございます。)

電話を取り次ぐときに使えるビジネス英語フレーズ2つ目は、「Thank you for waiting.(お待ちいただきありがとうございます。)」です。

電話を取り次いでもらったときや、確認事項があったときなど、電話の相手を待たせることもあるでしょう。保留を解除したあとに、「Thank you for waiting.(お待ちいただきありがとうございます。)」と伝えてください。

3.Let me check if he is available.(対応可能か確認いたします。)

電話を取り次ぐときに使えるビジネス英語フレーズ3つ目は、「Let me check if he is available.(対応可能か確認いたします。)」です。

取り次ぐべき相手が対応可能かどうか確認する際に使えます。let+人+動詞原形で「人に~させる」という意味です。

ここでのifは「もしも」という意味ではなく、「~かどうか」です。

4.I’ll put you through.(お繋ぎいたします。)

電話を取り次ぐときに使えるビジネス英語フレーズ4つ目は、「I’ll put you through.(お繋ぎいたします。)」です。

すでに紹介したように「電話を取り次ぐ」は「put through」です。電話そのものを取り次ぐのではなく、相手を取り次ぐため、目的語は「you」です。

5.I will get an English speaker.(英語ができる者にお繋ぎします。)

電話を取り次ぐときに使えるビジネス英語フレーズ5つ目は、「I will get an English speaker.(英語ができる者にお繋ぎします。)」です。

簡単な電話対応ができても、ビジネスに関する英語に自信がない方もいるでしょう。英語ができる人につなぎたいときはこのフレーズを使用することをおすすめします。

6.Hold the line, please.(そのままお待ちください。)

電話を取り次ぐときに使えるビジネス英語フレーズ6つ目は、「Hold the line, please.(そのままお待ちください)」です。

hold on,pleaseと同じ意味ですが、こちらはthe lineがあるので、電話特有の英語表現です。

電話をかけるとき

ビジネスで電話をかける電話をかけるときに使えるビジネス英語フレーズを紹介します。

フレーズ【9選】
  1. Hello, this is Taro Suzuki from~.(こんにちは、~の鈴木太郎です。)
  2. May I speak to Mr.Sato?(佐藤さんお願いできますか。)
  3. Can I leave a message?(伝言をお願いします。)
  4. I’ll call again later.(またお電話いたします。)
  5. Could you tell him that I called?(電話があった旨、お伝え願えますか。)
  6. Would you tell him to call me back?(折り返し電話をするよう伝えていただけますか。)
  7. The reason for my call today is~.(~の件で本日お電話いたしました。)
  8. When is he going to be back?(いつ戻りますか。)
  9. When’s a good time to call? (いつお電話を差し上げれば良いですか。)

1.Hello, this is Taro Suzuki from~.(こんにちは、~の鈴木太郎です。)

電話をかけるときに使えるビジネス英語フレーズ1つ目は、「Hello, this is Taro Suzuki from~.(こんにちは、~の鈴木太郎です。)」です。

電話では、「My name is~.」や「I’m~.」ではなく、「This is~.」を使います。最初にHelloやGood morningなどのあいさつを入れると良いでしょう。fromのあとに会社名を伝えてください。

2.May I speak to Mr.Sato?(佐藤さんお願いできますか。)

電話をかけるときに使えるビジネス英語フレーズ2つ目は、「May I speak to Mr.Sato?(佐藤さんお願いできますか。)」です。

「May I~.」は許可を意味していて、「わたしは~してもいいですか。」という意味です。ていねいな表現なので、ビジネスシーンでは「May I~.」を使えるようにしましょう。

3.Can I leave a message?(伝言をお願いします。)

電話をかけるときに使えるビジネス英語フレーズ3つ目は、「Can I leave a message?(伝言をお願いします。)」です。

こちらは、相手が電話対応できないときに使える英語フレーズです。「May I leave a message?」でも使えます。

4.I’ll call again later.(またお電話いたします。)

電話をかけるときに使えるビジネス英語フレーズ4つ目は、「I’ll call again later.(またお電話いたします。)」です。

話したい相手が対応できないときなど、再び電話をするときに使えます。「10分後」など具体的に再び電話をする時間を伝える場合は、「I’ll call again 10 minutes later.」と伝えてください。~minutes laterで「~分後」です。適宜minutesをhoursに置換してご使用ください。

5.Could you tell him that I called?(電話があった旨、お伝え願えますか。)

電話をかけるときに使えるビジネス英語フレーズ5つ目は、「Could you tell him that I called?(電話があった旨、お伝え願えますか。)」です。

電話をしたい相手が対応できないときに、使える英語フレーズです。最後にpleaseをつけるとよりていねいになります。

6.Would you tell him to call me back?(折り返し電話をするよう伝えていただけますか。)

電話をかけるときに使えるビジネス英語フレーズ6つ目は、「Would you tell him to call me back?(折り返し電話をするよう伝えていただけますか。)」です。

call backで「折り返し電話をする」という意味です。目的語を使う場合は、call+人+backと間に入れます。Could you~?に置き換えても問題ありません。

7.The reason for my call today is~.(~の件で本日お電話いたしました。)

電話をかけるときに使えるビジネス英語フレーズ7つ目は、「The reason for my call today is~.(~の件でお電話いたしました。)」です。

どんな用件で電話をかけているのか相手に伝えておくと良いので、電話をかけるときに名前や会社名を伝えたら、この英語フレーズを使いましょう。要件はシンプルに伝えてください。

8.When is he going to be back?(いつ戻りますか。)

電話をかけるときに使えるビジネス英語フレーズ8つ目は、「When is she going to be back?(いつ戻りますか。)」です。

相手が不在のときに使えるフレーズです。willを使っても良いですが、事前に戻る時間が決まっている場合は、be going toのほうが望ましいです。すでに決まっている未来の事象については、willではなくbe going toが適切とされています。

9.When’s a good time to call? (いつお電話を差し上げれば良いですか。)

電話をかけるときに使えるビジネス英語フレーズ9つ目は、「When’s a good time to call? (いつお電話を差し上げれば良いですか。)」です。

相手が不在で再び電話をしたいときに使える英語フレーズです。When’sはWhen isの省略です。

その他

相手の電話が聞き取れず聞き返す人最後に、相手の電話が遠いときや、英語が聞き取れないときに使える英語フレーズを紹介します。

フレーズ【3選】
  1. Could you speak more slowly, please?(もう少しゆっくり話していただけますか。)
  2. Could you say that again, please?(もう一度お願いいたします。)
  3. I think we have a bad connection.(電波が悪いようです。)

1.Could you speak more slowly, please?(もう少しゆっくり話していただけますか。)

その他のビジネス英語のフレーズ1つ目は、「Could you speak more slowly, please?(もう少しゆっくり話していただけますか。)」です。

can you~?よりも、Could you~?のほうがていねいなので、相手に依頼をする場合はcouldを使いましょう。

2.Could you say that again, please?(もう一度お願いいたします。)

その他のビジネス英語のフレーズ2つ目は、「Could you say that again, please?(もう一度お願いいたします。)」です。

英語が聞き取れないときもあるでしょう。聞き取れないときなどは、このフレーズが便利です。Sorry(すみません)とつけてから、この英語フレーズを使うのも良いでしょう。

3.I think we have a bad connection.(電波が悪いようです。)

その他のビジネス英語のフレーズ3つ目は、「I think we have a bad connection.(電波が悪いようです。)」です。

相手の声が聞き取りにくい場合に使える英語フレーズです。直訳すると「わたしたちの接続が悪い」ですが、「電波が悪い」として使うことができます。

まとめ:ビジネス英語の電話対応はていねいな表現が重要

電話対応で使える英語フレーズをご紹介しました。
そのまま使えるフレーズが多いので、電話対応で迷ったらぜひ使ってみてください。

I’m afraid~.はよく使える表現です。申し訳ないという気持ちが相手によく伝えるので、使いこなしましょう。

また、ビジネス英語ではよりていねいな表現が好まれます。相手になにかしてもらいたいときは、命令形ではなく、Could you~?やWould you~?を使い、最後にpleaseを付けることをおすすめします。

電話が悪い、相手の声が小さいなどで聞き取れないこともあるでしょう。聞き返すことは失礼にはあたりません。あいまいな情報のまま電話での会話を続けるほうが、ビジネスでは避けるべきなので、臆さずに相手に聞き返してください。

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Imai
Imaiです。大学時代に4年間、進学塾で英語講師をしていました。異文化について興味があり、ボランティアで国内案内をしたことも。現在は起業をしてライター、編集者、校閲者として活動中。
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